La mission essentielle du poste sera d’assister le Président de la société dans les missions administratives et organisationnelles, ainsi que dans la gestion des Ressources Humaines.
– Accueil téléphonique et physique des visiteurs, gestion du courrier et de la boîte emails
– Rédaction, mise en forme et diffusion de documents (courriers, présentations, rapports, comptes rendus…)
– Gestion de l’agenda et des déplacements de la Direction, y compris demandes de visas, hébergements…
– Organisation de réunions de direction, de séminaires et de soirées entreprise
– Gestion des réservations des salles de réunion et du véhicule société
– Gestion des Ressources Humaines
? embauche/accueil et départ de salariés et de stagiaires (collecte de données et mise à jour de fichiers), participation à certains recrutements,
? suivi des visites médicales,
? suivi des entretiens individuels,
? mise en place et suivi du plan de formation,
? suivi des heures et contrats des intérimaires et salariés détachés,
? gestion des contrats de mutuelles et de prévoyances,
? suivi des demandes de congés, RTT, pointages, heures supplémentaires via un logiciel,
? élaboration et suivi des plannings annuels des différents services,
? préparation des éléments variables pour établir les bulletins de salaire en lien avec un Cabinet Comptable externalisé,
? gestion des arrêts maladie (attestations de salaire, indemnités journalières) et des accidents du travail.
-Gestion des réunions du Comité Social et Economique et des réunions d’informations (élections, convocations, comptes-rendus)
– Suivi du processus Ressources Humaines et de ses indicateurs (ISO 9001)
– Suivi des achats et contrats liés aux services généraux (fournitures et mobilier de bureau, nettoyage des locaux, informatique, téléphonie fixe et mobile, visioconférence, véhicules société, photocopieurs, espaces verts, machine à affranchir, courrier, gaz, électricité, fontaine à eau, nettoyage des vêtements de travail, protections auditives, défibrillateur, portail motorisé)
– Elaboration et suivi du budget du Secrétariat Général
– Suivi des dossiers liés à la propriété intellectuelle et aux assurances
– Suivi des vérifications périodiques (alarmes incendie, extincteurs, installations électriques, appareils de levage, chariots élévateurs, climatisation)
– Suivi des habilitations, qualifications, autorisations
– Suivi de contrats divers (ACTION LOGEMENT, FORVAL, MERCURIAL)
Le profil recherché
– Bac +2 minimum de type BTS assistanat + 5 ans d’expérience à un poste similaire
– Maitriser le Pack Office
– Avoir de bonnes qualités rédactionnelles et une bonne orthographe
– Faire preuve de rigueur, polyvalence et adaptabilité
– Faire preuve de discrétion et de confidentialité
– Anglais (lu, écrit, parlé)
